Phần mềm ERP và phần mềm kế toán đều là các giải pháp ứng dụng công nghệ để giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán lại muốn chuyển sang một hệ thống tốt hơn. Vậy những doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm nên sử dụng giải pháp nào? Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn những điểm khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán. Từ đó, bạn sẽ có những cân nhắc và lựa chọn phần mềm phù hợp.
Phần mềm kế toán là phần mềm hoạt động độc lập giúp doanh nghiệp ghi lại các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận, công nợ, tài sản cố định, các khoản phải thu, phải trả, báo cáo tài chính, dòng tiền, ngân hàng…
Phần mềm kế toán chỉ dành cho bộ phận tài chính và kế toán. Giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và xử lý các thông tin tài chính. Từ đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh hơn và giảm tối đa chi phí đầu tư nhân sự.
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp
Theo định nghĩa về phần mềm ERP và phần mềm kế toán ở trên, bạn dễ dàng nhận ra điểm khác biệt đầu tiên chính là phạm vi sử dụng. Phần mềm kế toán chỉ được áp dụng cho bộ phận tài chính, kế toán. Trong khi đó, phần mềm ERP cho phép cả doanh nghiệp, tất cả các bộ phận đều thao tác và dùng được.
Phần mềm ERP có nhiều phân hệ chức năng hơn phần mềm kế toán thông thường. Phần mềm kế toán chỉ có chức năng liên quan đến quản lý dòng tiền, doanh thu, lãi lỗ, công nợ,… Phần mềm ERP lại có lợi thế hơn khi quản lý được tất cả các thông tin đó của phần mềm kế toán và kết hợp với các phân hệ khác như bán hàng, kho,…
Ví dụ: Bạn đang dùng phần mềm kế toán, bạn chỉ quản lý được dòng tiền nhưng không theo dõi được hàng tồn kho. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP, bạn có thể vừa quản lý được dữ liệu liên quan đến quản lý tài chính vừa quản lý được hàng hóa trong kho theo thời gian thực tế.
Phần mềm ERP là một “khối lego” tổng được ghép từ nhiều mảnh khác nhau. Do đó, các thông tin trên phần mềm được cập nhật nhanh chóng, tức thời. Từ đó, quá trình ra quyết định cũng được cải thiện, hiệu quả kinh doanh nâng cao.
Đối với phần mềm kế toán, đây là “khối lego” rời, khi doanh nghiệp cần thông tin, bộ phận kế toán phải cập nhật từ các phòng khác mới tiến hành tổng hợp báo cáo. Việc này mất nhiều thời gian và làm chậm quá trình đưa ra quyết định kinh doanh của nhà lãnh đạo.
Thông tin trong doanh nghiệp liên kết chặt chẽ với nhau giữa các bộ phận. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, thông tin từ các bộ phận khác sẽ được cập nhật thủ công. Việc này mất nhiều thời gian và không đảm bảo tính chính xác cao nhất. Trong trường hợp dữ liệu sai sót dẫn đến các loại báo cáo sai, nhân viên lại phải mất thời gian chỉnh sửa.
Phần mềm ERP và phần mềm kế toán khác nhau như thế nào?
Trên phần mềm ERP, dữ liệu liên kết chặt chẽ với nhau. Các bộ phận sử dụng cùng một trường dữ liệu để đưa ra báo cáo, phân tích, đánh giá. Cụ thể, khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng, thông tin công nợ khách hàng sẽ tự động chuyển về cho kế toán. Kế toán đối chiếu công nợ của khách hàng trong kho dữ liệu để phản hồi cho bộ phận bán hàng để tiến hành các bước tiếp theo. Việc này giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp cũng như thời gian thao tác, nhập liệu cho tất cả các bộ phận.
Phần mềm ERP và phần mềm kế toán luôn là những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, theo nhiều cuộc khảo sát gần đây, doanh nghiệp có xu hướng chọn ERP nhiều hơn. Nhiều doanh nghiệp chọn ERP vì nó đáp ứng được yêu cầu sử dụng và phù hợp với định hướng kinh doanh và bắt kịp đổi thủ cạnh tranh.
Nhiều doanh nghiệp đang gặp vấn đề với mô hình quản lý hiện tại. Họ không duy trì được thông tin đồng nhất giữa phòng kế toán với các bộ phận khác. Chính vì vậy việc sản xuất, kinh doanh gặp nhiều khó khăn, trì hoãn. Những doanh nghiệp này bắt đầu chuyển sang sử dụng ERP.
Thảo Lê
Nguồn: https://cloudify.vn/nhung-diem-khac-biet-giua-phan-mem-erp-va-phan-mem-ke-toan/
